Создание форм для Outlook 2007
Я был просто представлен понятию форм Outlook. Я не знаю, решит ли это мою проблему, но здесь - то, что я хочу сделать:
Я хочу смочь иметь сотрудников, которые являются в компании, заполняют некоторые формы. Таким образом, все, что я должен сделать, создают форму и ПРОДВИГАЮТ его к их Outlook? После того, как они заполнят форму, я могу собрать данные так или иначе? Кто-либо имеет, делает это прежде? Кто-то может рекомендовать хорошее учебное руководство/примеры?
Обновление: опция Outlook-> Access походит на большой, но кажется, что форма должна быть послана по электронной почте кем-то. Другими словами, если кто-то хочет заполнить какую-либо форму, они сначала должны быть посланы форма по электронной почте. Что, если человек хочет просто заполнить форму? Как он сделал бы это, если у него нет доступа к базе данных Access?
1 ответ
Вот три варианта:
Эта страница - действительно хорошая страница перехода для пользовательских форм в Outlook. Фактически, весь этот сайт довольно хорош с множеством примеров и ссылок, таких как Пошаговое руководство по формам Outlook .
Однако, если у вас также есть Access 2007, я бы действительно порекомендовал что-то более простое и легкое для создания форм электронной почты, которые можно отправлять пользователям и собирать обратно всю информацию. Как только я обнаружил это в Access 2007, я больше никогда не возвращался к настраиваемым формам Outlook.
Обычно вы создаете базу данных Access с данными, которые хотите собрать, а затем на вкладке «Внешние данные» в Access 2007 нажимаете «Создать электронную почту», и мастер проведет вас через создание электронной почты с форма в теле (HTML или InfoPath, в зависимости от того, какой из них вы выберете). Вы отправляете это своим пользователям (у вас может быть список получателей в таблице, а также в вашей базе данных Access), и они заполняют форму (я использовал ее для опросов), а затем нажимают «Отправить». Он возвращается в ваш Outlook в специальной папке, и как только вы открываете Outlook, он синхронизирует его с базой данных. Затем вы можете разрезать всю информацию из базы данных.
Вот несколько отличных руководств по этому поводу:
Наконец, если вы просто хотите собрать гораздо более простую информацию, например «Да», «Нет», «Может быть», самый простой способ - создать кнопки для голосования. Перейдите в Новое сообщение -> Параметры - Кнопки голосования. При необходимости вы можете настроить это, разделив ваши варианты точкой с запятой
;.
В # 2 и # 3 выше это сценарии для инициирования сбора данных.
Бывают и другие ситуации, когда кому-то не нужно получать приглашение по электронной почте, чтобы заполнить что-то прямо здесь, а просто отправить форму (например, отчет о расходах или отчет о расходе бензина). # 1 выше (настраиваемые формы Outlook) обычно лучше в этом сценарии, но:
- Формы Outlook обычно сложнее развернуть и научить людей использовать (есть такие вещи, как "общедоступный формы "," частные формы "и т. д.)
- Формы Outlook на практике использовались заменены другими технологиями. В частности, InfoPath / Forms Server и Формы акционерного капитала . Это потому, что ни из этих двух технологий требует пользователям делать много чего кроме перейдите по ссылке, чтобы заполнить форму. Я знал, что около 10 лет назад многие компании пытались использовать формы Outlook, и большинство из них отказались от их разработки в пользу других технологий.
Это не означает, что формы Outlook в любом случае плохи. Если у вас нет других доступных технологий для работы в качестве сервера форм, то это может быть достойным вариантом для рассмотрения.
Чтобы изучить другие полулегкие способы отправки форм, вы можете использовать шаблоны MS Word в качестве интерфейса и попросить их обновить базу данных Access. Вот пара хороших статей по этому поводу: