1) Что такое API?
API - это контракт. Обещание выполнять описанные сервисы, когда их задают определенным образом.
2) Как он используется?
В соответствии с правилами, указанными в контракте.
3) Когда и где он используется?
Используется, когда две или более отдельные системы должны работать вместе, чтобы достичь то, что они не могут сделать в одиночку.